ERP система (enterprise resource planning software) помогает более эффективно управлять всеми бизнес процессами в каждом департаменте предприятия: учетом, человеческими ресурсами, бизнес аналитикой и т д. ERP системы помогают вносить прозрачность во всю деятельность предприятия и интегрировать все процессы в единую систему.
Что такое ERP система
ERP система — это центральный хаб данных предприятия, которая автоматизирует все бизнес-процессы предприятия. В каждом предприятии есть много департаментов, у которых свои бизнес-процессы и своя база данных. При помощи ERP системы можно более эффективно управлять всеми процессами и наладить коммуникацию между всеми департаментами.
Учет и Финансы — это самый важный модуль в ERP системе. Каждое предприятие что-то продает и что-то покупает. В этом модуле вы можете вести полноценный финансовый и бухгалтерский учет. У вас будет понятная отчетность по всем доходам и расходам предприятия. Кошмарные таблицы сменятся на структурированную базу данных, которая прозрачна для команды менеджмента, сотрудников и служб налоговой проверки.
Человеческие ресурсы — в каждом предприятии есть сотрудники. Чем больше предприятие, тем сложнее вести отчётность. В этом модуле вы можете управлять структурами отделов, Payroll, планированием отпусков, информацией о найме. Также у этого модуля есть возможность соединить информацию непосредственно с финансовыми и бухгалтерскими инструментами, чтобы компания имела общее представление о том, как человеческие ресурсы напрямую влияют на финансовое состояние всей компании.
CRM система (Customer relationship management) — помогает организовать весь процесс продаж. В отделе продаж есть много других инструментов, и нередко CRM система это отдельный инструмент. Практически во всех ERP системах есть модули для автоматизации торговых представителей.
Автоматизация маркетинга — такой модуль есть в ERP системах, которые заточены под рынок eCommerce. Как и CRM системы, софты для автоматизации маркетинга в большинстве случаев используются как отдельный инструмент. В этот модуль может входить отправка email компаний, sms и push уведомления.
Управление цепочками поставок — многие компании занимаются производством. В начале им необходимо закупить сырье, отдельные элементы продуктов и только потом они создают продукты. Например, компания Эпл. Прежде, чем их Айфоны попадут на полки им необходимо купить чипы у Intel, затем купить Алюминий в Африке, затем сделать еще миллион действий и только потом все элементы собираются на заводах в Китае. После этого продукция распределяется по разным дистрибьюторам в разных странах. Чтобы эффективно управлять этими процессами нужны специальные инструменты.
Управление запасами и закупками — помогает эффективно управлять складами и издержками продукции. В разные сезоны компания использует разное количество складов. Разные сезоны, разные товары. Этот модуль позволяет компаниям держать нужное количество продуктов на складах и не тратить лишние деньги на их обеспечение. Также этот модуль помогает предсказать загруженность складов в пиковые нагрузки.
Обработка заказов — позволяет вам принимать платежи, делать интеграцию с платежной системой и полноценно автоматизировать POS (point of sales). У каждого товара есть маркировка, штрих коды и т д. Этот модуль позволяет управлять этим бизнес процессом на предприятии.
Продукты — во многих предприятиях большая продуктовая линейка. Иногда это бывает сотни тысяч товаров. Этот модуль позволяет вам понять какие товары продаются лучше, какие хуже. Какая выручка по товарам. Какие товары сейчас доступны, какие нет. Если ли они складе?
Бизнес аналитика — позволяет вам создавать различные отчеты по периодам и принимать бизнес решения на основе данных. Бизнес аналитика позволяет вам управлять данными. Так как ERP система является центральным хабом данных, у вас есть возможность смотреть на показатель под разным углом. Например: “Какие были продажи Продукта №3 в третьем квартале 2015, 2020 и 2022 года?”. Как найм 38 новых сотрудников повлиял на эффективность предприятия. Существуют отдельные софты для бизнес аналитики, которые могут делать подобного рода отчеты. Но им необходимо вытягивать данные из ERP системы
Операции — позволяет вам наладить коммуникацию между сотрудниками. Отправлять им емейлы, сообщения, управлять проектами. Все что касается операционных задач, вы можете делать это в этом модуле.
Вебинар по автоматизации маркетинга и автоворонкам
Универсальный и нишевый подход к продуктам
Существуют разные подходы автоматизировать предприятие. Большие ERP системы для крупных предприятий предлагают комплексное решение. Большинство бизнес процессов предприятия можно решить одной системой. Такое решение похоже на “швейцарский нож”. Другой подход это нишевые сервисы. Предположим у вас есть процесс продаж, или процесс прием платежей на офлайн магазине. Для этих процессов есть отдельные категории софтов, которые предназначены исключительно под этот процесс. С новым подходом вы как “повар”, который собирает ингредиенты для своего блюда.
Исторически так сложилось, что более крупные вендоры ERP систем появились очень давно, на заре компьютерной эры. В то время не было никаких решений, и клиенты начинали использовать системы учета, а потом говорили: “А можете нам еще разработать сервис для управления запасами”. Также, крупные вендоры поглощали более мелкие, покупали их и развивали свою экосистему. Таким образом функционал ERP систем нарастал как “снежный ком”.
В 2000-х годах началась эра облачных SaaS сервисов (Soft as a service). Начали активно появляться нишевые игроки, как Dropbox, Slack, Trello и другие. Начали развиваться Ipaas софты как Apiway, которые позволяют делать интеграции и передавать данные.
Плюсы системы все в одном
- Легче выбрать
- Один раз выбрал и решил проблему
- Все данные в одном месте
- Похожа на “пластилин”. Можно дорабатывать и лепить что хочешь.
Минусы системы все в одном
- Дорого
- Нет гибкости с готовыми функциями
- Нет глубокой проработки нишевого функционала
- Нужно много денег на доработку
- Можно выбрать, внедрить и потом понять, что этот софт вам не подходит
- Долгое внедрение
- Громоздкие интерфейсы
- Нужны консультанты
- Трудно поменять на другую
Плюсы нишевых вендоров
- Больше функционала
- Гибкость функционала
- Дешевле
- Быстро внедряется
- Можно обойтись без консультантов
- Легко поменять на другую, если не подошла эта
Минусы нишевых вендоров
- Труднее выбирать
- Трудно понять целостную картинку какие софты нужны
- Данные в разных местах
- Нужно делать интеграции
- Трудно дорабатывать
Преимущества ERP системы
- Увеличение продуктивности
- Автоматизация процессов
- Прозрачность в управлении предприятием
- Глубокие инсайты
- Сокращение дебиторской задолженности
- Ускорения обработки заказов
- Сокращение операционных и административных расходов
- Ускорение получения управленческой отчетности
- Гибкость
Размеры бизнеса с использованием ERP системы
Малый бизнес — Раньше ERP системы доступны только корпораций. Сегодня ERP системы доступны для SMB и помогут вам перейти от таблиц к более эффективному менеджменту каждого процесса.
Средний бизнес — В этом сегменте компаний выступают нишевые ERP системы, которые заточены под конкретную индустрию.
Корпорации — для крупных международных корпораций представлены системы по типу “All in one” с гибкой доработкой по специфическим нуждам корпорации.
В чем разница между локальной и облачной ERP системой?
Сегодня все больше и больше софтов становятся облачными. Это явный тренд 21 века. Вы можете получить данные из облака. Это более дешевый, но менее гибкий способ. Многие компании хотят хранить данные на своих серверах и полностью контролировать все процессы. Причин может быть много. Начиная от государственного законодательства, заканчиваю страхами людей принимающих решение.
Плюсы облачной системы
- Дешевле
- Быстрее внедряется
- Меньше людей обслуживает
- Легче обновляется
- Не нужно тратить деньги на обслуживание серверов
Минусы
- Ваши данные хранятся на серверах другой компании
- Труднее настроить систему
Плюсы локальной системы
- 100% контроль ваших данных
- Гибкая настройка
Минусы локальной системы
- Этот способ устаревает и многие не хотят делать интеграции с локальными софтами
- Нужно заплатить сразу всю сумму за лицензию
- Нужно содержать сервера
- Нужно платить специалистам за установку, настройку и поддержку серверов
- Очень долго внедряется
- Нужно иметь место и серверную комнату, с охлаждением для обслуживания серверов
Некоторые признаки того, что вы готовы к системе ERP
В большинстве случаев компании начинают использовать таблицы для первых шагов автоматизации процесса. До этого момента все данные о бизнесе были в блокнотах или в головах людей. Таблички это первый шаг в структурировании бизнес процессов. Далее компании начинают внедрять простые системы учета. Но в какой-то момент компании необходимо более гибки отчеты и дополнительные функции. Они начинают внедрять ERP системы. Ниже перечислены знаки, которые скажут вам что вы готовы внедрять ERP систему.
Вы тратите много времени на рутину
Вы тратите больше времени на заполнение и менеджмент табличек, чем на саму работу. Вы копируете данные из одного софта в другой. На поддержание актуальной информации у вас уходить очень много времени.
Вы выросли из простого софта
Вам становится тесно в вашем софте, который вы используете сейчас. У вас в голове крутятся мысли “Было бы здорово если бы можно было сделать вот так”. Вам не хватает функционала. Параллельно со специализированным софтом вы ведете таблички с другой информацией
Сбор информации требует много времени
Для качественных управленческих решений нужны твердые, своевременные, визуально красиво поданные данные. Если на сбор и визуализацию данных вы тратите много времени, то вам необходимо внедрять ERP
Вы не можете получить нужные вам данные
Качество и количество данных напрямую влияет на качество принятия управленческих решений. Иногда вам нужно знать “Как отличаются продажи продукта А от продукта Б, за 2015 и 2016 год”. Если у вас нет этих данных, то ваша машина едет без спидометра.
Многие задачи вы делаете вручную
Если в вашей организации до сих пор много бумажной работы и обезьяний труд, то это сильно замедляет эффективность. Обмен информации это как кровь, которая течет по организму. Если есть затыки, это пагубно влияет на организм. ERP система позволит вам убрать ручную работу и автоматизировать многие бизнес-процессы.
Рыночные тенденции в ERP-системах
Активное развитие в малом бизнесе — ранее ERP системы были доступны только для больших корпораций. Для этого нужны были десятки разработчиков, это стоило сотни тысяч долларов. Сегодня облачные ERP системы доступны самым маленьким компаниям с 2-3 сотрудниками.
Сервис без кода — с развитием SaaS и API софты могут передавать друг другу данные. Также с появлением визуального программирования людям больше не нужно уметь программировать, чтобы настроить бизнес процессы. Любой сотрудник по видеоурокам может создавать свои бизнес процессы. Больше не нужно привлекать программистов к работе.
Нишевая система — Рынок ERP систем насыщается и вендорам трудно конкурировать друг с другом. Каждый пытается найти нишу. Кто-то специализируется на производственных предприятиях, кто-то на e-commerce, кто-то на ритейл, кто-то на строительной индустрии. Виден явный тренд на специализацию.
Мобильная адаптивность — смартфоны изменили нашу жизнь. Сегодня сотрудники компаний хотят иметь доступ к данным со своего смартфона, в любой точке мира. ERP системы вынуждены модернизировать интерфейсы и создавать хороший UX/UI для мобильных устройств.
Вебинар «Автоворонка в инфобизнесе»
Этапы внедрения ERP
Оценка процессов, на которые уходит много времени — Лечить нужно то, что болит. Не нужно чинить, то что не ломалось. Задача ответственного за внедрение опросить сотрудников, чтобы они хотели автоматизировать в первую очередь. Скорей всего сотрудники компании уже говорили начальства ту “Была бы здорово сделать это”. Нужно понять на какую монотонную, manual работу сотрудники уже тратят время.
Выпишите в таблицу сколько часов сотрудники тратят на эту задачу. В конце внедрения вы должны будете сказать что теперь они не тратят время на эту задачу, или тратя, но меньше на такое-то количество времени”
Прописывание идеальных бизнес-процессов — проанализировав слабые места в предприятии архитектор бизнес -процессов должен разработать проект “Идеальной карты бизнес процессов”. Тут нужно включить фантазию и придумать идеальный мир. Затем это обсудить с сотрудниками, которые реально тратят время на эти процессы. Очень важно чтобы проектирование процесс проходило бок о бок с людьми, которые будут их выполнять и контролировать.
Анализ других компаний, конкурентов. — когда у вас появился эскиз ваших процессов вы можете посмотреть уже реализованные проекты в других компаниях или у ваших конкурентов. Вы должны знать “Как это работает у других”. Это очень важно, так как при отсутствии опыта вы можете придумать велосипед. Бывает такое, что компании заказывают миллионную разработку софта, когда этот процесс можно решить уже готовым решением за 200$/мес. Нужно изучить кейсы и best practices.
Знание дает воображение. После изучения у вас могу появиться правильные инсайты, которые могу поменять ваш взгляд. Проблема заключается в том, что очень часто компании в начале внедряют ERP систему, и только потом у других видеть, что можно было сделать иначе и лучше. И начинают все переделывать. В начале изучать, потом придумывать.
Формирование технического задания — когда вы проанализируете все лучшие практики и кейсы у вас появится понимание, что вам реально нужно. На этой стадии можно нанять консультантов, которые тоже могут вам подсказать как сделать лучше. С пониманием, что вам нужно, вы можете начать формирование технического задания для вендора. Вы должны описать по пунктам ваше идеальное решение. Исполнители уже будут думать какой софт и какие дополнительные сервисы нужны, чтобы реализовать вашу мечту, ваш проект.
Подбор ERP system — Когда у вас уже есть техническое задание вы можете приступать к диалогу с вендорами. Процесс будет идти намного быстрее. Это невесте прозрачность в процессы. Без технического задания вы рискуете купить именитый бренд, который вам не подходит, но узнаете вы это только через несколько лет
Принятие решения в какой департамент будет первым внедрение — Когда вы определились с ERP системой нужно определится в какой департамент ее внедрять. Поймите где самое больное место в вашей компании, на каких рутинных процессах вы теряете больше всего времени? Автоматизировать в какой отдел вы предприятие заработает больше денег?
Выбор группы добровольцев
После того как вы поняли в каком департаменте будет проходить внедрение вам необходимо собрать группу добровольцев. В основном люди не любят инновации. Новаторов всего 5-10%. На предприятии всегда найдутся скептики и оптимисты. Ваша задача собрать оптимистов в группу и добиться результатов. Большая ошибка делать внедрение сразу во весь департамент. У вас может не получиться и скептики будут говорить “Я же говорил, что это плохая идея” и убедят всех остальных, которые колебались.
Ваша задача найти “морских котиков,”, которые самомотивированные и самоуправляемые, готовые броситься в интересную, но рискованную авантюру.
Результаты
После того как вы сформировали группу добровольцев вам необходимо внедрить маленькую часть и получить позитивный результат. Люди должны понять, что с ERP системой лучше чем без нее. Ничего не окрыляйте людей так, как победа. Они начинают понимать, что они особенный и они могу добиться позитивного результата.
Маленькая победа очень важна.
Внедрение во весь департамент
Получив маленькую победу вы получаете оцифрованный результат, с которым сложно спорить. Лучше всего это подавать в формате было / стало. Эта аргументация не даст скептикам возражать и придумывать истории “Почему не получится”. Цифры говорят сами за себя. С ними очень трудно спорить. В этот момент скептики примкнут к новому движению, так как у них не остается выбора. В этот момент меньшинство переходит в большинство и ERP система полностью внедряется в отдел.
Повтор внедрения во все департамент — точно такой же стратегией нужно внедрять ERP систему в другие департаменты ссылаясь на результаты. Ключевая задача сделать так, чтобы один отдел начал полностью использовать систему. Говоря военным языком необходимо “окопаться и закрепиться на высоте”
Вебинар «Автоворонка в сфере услуг с большим чеком»
Потенциальные проблемы во время внедрения ERP
Вам могут продать не то, что нужно — в большинстве случаем ERP системы используются в крупных предприятиях. Процесс продаж может занимать месяцы. Большие компании покупают известных вендоров. Известный вендор не всегда то, что нужно конкретно вам. Все знаю притчу “Никого не увольняют за покупку IBM”. При покупке ERP нужно логично смотреть на функции системы, а не на бренд вендора.
Покупают менеджеры, а используют рядовые сотрудники — это классическая проблема в больших предприятиях. Принимают решения о покупке не те, кто будут использовать ERP систему каждый день. Менеджеры могут купить то, что им удобно и понятно, а при этом обычные сотрудники могут страдать и использовать софт, которая была актуальна 20 лет назад. Обязательно проговорите все детали с людьми, которые будут использовать этот продукт каждый день.
Сопротивление сотрудников — люди не любят новое. Им тяжело привыкать к новым технологиям. Особенно это проявляется в больших корпорациях. При внедрении новой инновации вы всегда услышите возражения от сотрудников. Это нормально. Ваша задача найти энтузиастов, внедрить пилотный проект, получить результат и уже аргументируя полученным результатом доказывать всей компании, что эта технология реально помогает улучшить эффективность работы
Купили не масштабируемую систему— системы должны быть гибкие, должна быть возможность их дорабатывать, у них должен быть открытый API. Можно купить софт с красивым интерфейсом, в начале он будет хорошо работать, но на каком-то этапе вам будет недостаточно функционала, Вы захотите его доработать, а система не позволяет. Это похоже на “Маленькую обувь, которая вам жмет”. Представьте вы внедрили систему, обучили 1000 человек как ей пользоваться, и вам нужно опять ее менять и всех учить.
Внедрять сразу во всей компании или во всем департаменте нужно внедрять систему в разных отделах. Также нельзя внедрять сразу на всех сотрудниках в департаменте. Самое страшное, это когда вы столкнулись с проблемами внедрения и сотрудники не хотят быть участниками этого процесса. В душе они счастливы, что не получилось внедрение.
Как измерить эффективность внедрения
Есть два способа измерить эффективность. Первый это получить ответ на денежный вопрос: “Сколько денег мы заработали/ сэкономили в департаменте после внедрения ERP системы”
Второй вопрос не про деньги, а про потраченное время; “Сколько человеко-часов мы сэкономили после внедрения ERP системы в этом департаменте”
