Как не попасть в спам при рассылке email

Специально для новичков я написал подробный гайд, в котором расскажу о том, как не попасть в спам и увеличить доставляемость ваших писем.

Мы рассмотрим очень много фишек, начиная от самый простых и заканчивая сложными трюками для профессионалов.

Прежде всего, хочу напомнить о главном принципе любой хорошей рассылки — качественной базе. Вы должны высылать письма только тем людям, которые сами оставили вам контактные данные. Это самый базовый принцип. Без этого нет смысла читать статью далее.

Email на доменном имени

Для массовый email-рассылки вам нужно использовать “фирменный email” с вашим доменом. Например, наша почта [email protected], а не [email protected]. Если вы высылаете письма больше, чем 50 контактам за один раз, то можете забыть про бесплатные почтовые ящики. Давайте подумаем: спам фильтрыы разрабатывают умные программисты-логики в компаниях Google, Яндекс, и Mail.ru.  Как они видят рассылку с бесплатной почты:

• Нет почты со своим доменом — значит нет сайта
• Если нет сайта — значит нет компании
• Если нет компании, то откуда у обычного человека база на 100 контактов
• Зачем обычному человеку отправлять одно письмо сотне людей

Таким образом, мы видим, что с точки зрения разработчика заблокировать массовую рассылку с обычной почты — это логично.

Рассылка только через специальные сервисы

Массовая рассылка должна отправляться через специальные сервисы рассылок.  Они имеют свои собственные сервера, которые могут отправлять большое количество писем. Если сервис рассылки следит за репутацией IP-адреса своего сервера, то у вас меньше шансов попасть в спам.

Как правило, у платных сервисов репутация лучше, чем у тех, где есть бесплатный тариф на 2000 подписчиков. Бесплатными пакетами пользуются новички и спамеры, которые не знают как правильно работать c базой подписчиков. Получается, что если на сервисе рассылок много спамеров, это косвенно влияет на доставляемость ваших писем.

Многие предприниматели начинают делать массовую рассылку прямо из окна почты. Добавляют все имеющиеся адреса в строку “Кому” и делают рассылку. Они наивно полагают, что их письма дойдут, но это не так. Если вы делаете рассылку более, чем на 50 человек, вам необходимо пользоваться услугами профессионального сервиса рассылок. Про эту методологию я писал в статье “12 стадий email маркетинга”.

Рассылка только по своей базе

Практически любой предприниматель или email-маркетолог начинает свой путь с рассылок по чужой базе. Они думают, что спам-рассылка работает точно так же, как и холодные звонки. Но это совсем не так. Когда вы делаете холодные звонки, то ваш телефон не может быть заблокирован телеоператором. Да, вас могут послать на три буквы, но после этого вы просто сможете позвонить другому клиенту.

 

Базу можно собрать через рекламу, подробнее на вебинаре по Google Ads

 

С email-рассылками все не так. Допустим, вы делаете рассылку по 1000 адресам, 200 человек открывают эту рассылку и 100 из них кликают на “Спам”. Почтовый провайдер понимает, что это спам-рассылка и ставит блок на вашу почту и доменное имя. Все ваши массовые письма будут попадать в спам, а вы даже не будете этого знать. По предыдущим результатам рассылки почтовые провайдеры определяют рейтинг вашего доменного имени и решают доставлять ваши письма в будущем или нет.

Говоря вкратце, одной спам -рассылкой с вашей почты вы можете положить репутацию своего доменного имени и навечно попасть в “Спам”.

 

Используйте Double opt-in

У всех подписчиков в вашей базе должно быть двойное подтверждение. Наверняка вы обращали внимание, когда регистрировались на различных сайтах, что вас часто просят подтвердить эту самую регистрацию, кликнув на ссылку в письме, которое вы получили по почте. Это занимает какое-то время, но такая технология позволяет легально делать массовые рассылки. Перед тем, как положить ваше письмо в “Спам” или “Входящие”, почтовый провайдер автоматически проверяет наличие double opt in. Поэтому все подписчики в базе должны быть с двойном подтверждением регистрации своего email-адреса.

Подведем итог списка базовых вещей, которые должны быть по умолчанию. Соблюдение этих правил даст вам гарантию 80% доставляемости во “Входящие”.

• У вас должна быть “фирменная почта”
• Вы должны делать рассылки со специального сервиса рассылок и желательно платного
• Рассылки нужно делать только по своей базе подписчиков
• Делайте двойное подтверждение

Далее будем углубляться в детали.

 

Стоп-слова

Почтовые провайдеры мониторят содержание ваших писем и ищут стоп-слова, которые могут, вероятнее всего, использовать спамеры. Подумайте сами, если вы будете слышать эти слова, то скорее всего будете решите, что вам что-то “впаривают”. Таких слов очень много, и вы сами их знаете:

• Акция
• Бесплатно
• Скачать
• Недорого
• Бесплатный доступ
• Бесплатная установка
• 100%
• Миллион
• Тысяча (-чи)
• Множество
• Шанс
• Дорогой (например, друг);
• Друг
• Чудо
• Успех
• Бесплатный тестовый доступ
• Бесплатный сайт
• Бесплатная консультация
• Без вложений

Не используйте много капслока

Многие маркетологи злоупотребляют caps loсk и пишут заголовки большими буквами, чтобы ОБРАТИТЬ ВАШЕ ВНИМАНИЕ. Так делать нельзя. Также не используйте много восклицательных знаков.

Особенно это нельзя делать в заголовках.

Плохой пример заголовка: “ВНИМАНИЕ!!! В нашем магазине СУПЕР АКЦИЯ!!!”

Делайте правильную структуру письма

Создавайте красивые и понятные письма. В предыдущей статье я рассказал как дизайн email -писем влияет на конверсию. Если у вас визуальный товар, то очень важно создать красивые дизайн-шаблоны. Конверсия будет на много лучше. И наоборот: если вы продаете услуги, которые трудно представить визуально, то делайте письма без дизайна. Получатель должен думать, что вы лично пишите конкретно ему, а не просто рассылайте одинаковое письмо всем подряд.

Дайте возможность отписаться

Во всех адекватных сервисах рассылок в письме есть ссылка на отписку. Она должна быть видна, и пользователи должны иметь возможность отписаться в один клик. Не заставляйте их заходить в личный кабинет вашего сайта, что-то искать и настраивать. Так делать нельзя, потому, что люди просто будут кликать на “Спам”, и репутация вашего домена в глазах почтовиков сильно упадет. Дайте им возможность отписаться от вашей рассылки.

А вот плохой пример сайта reg.ru:

 

Отправляйте максимум 1 письмо в день

Необходимо понимать свою целевую аудиторию и не отправлять письма слишком часто. Если у вас есть полезный, не продающий контент, то вы можете высылать максимум 1 письмо в день. Не забывайте что то, что вам кажется полезным, не всегда полезно подписчикам.

Если у вас блог или интернет-магазин, то можно делать рассылку 1-2 раза в неделю.

Все зависит от специфики бизнеса. Один из наших клиентов продает аутсорс услуги в США и после переписки с лидом высылает письма раз в 3 месяца с напоминанием о себе. В каждом бизнесе разные интервалы отправки писем.

Триггерные письма

Концепция массовых рассылок в странах СНГ работает, но не так эффективно как 10 лет назад. В США большинство компаний используют автоматизацию маркетинга и триггерные рассылки. Концепция этой технологии состоит в том, что письма отправляются только в связи с каким-то конкретным действием на сайте. Например, когда человек повторно заходит на сайт или посещает одну и туже страницу 5 раз. Вариантов масса. Открываемость у таких писем достигает 75%.

Раньше все маркетологи делали рассылку вручную каждый день. В сервисах рассылок не было автоматизации и бизнес просто делал бомбардировку письмами. Сегодня нужно стараться делать массовую рассылку раз в неделю по всей базе, а в остальные дни подписчики должны получать триггерные письма с индивидуальным контентом. Ранее я писал о продвинутой сегментации подписной базы. Благодаря такой технологии вы можете создавать персональные сценарии коммуникации с вашими клиентами.

Узнайте больше о возможностях продвинутой сегментации на бесплатном мастер-классе

Чистка базы подписчиков

Это очень трудный шаг, но подписчиков, которые не читают вашу рассылку, нужно удалять. Если пользователь не читает вашу рассылку больше 7 месяцев, то его можно удалить. Поверьте, денег вы заработаете больше. Как?

Все очень просто. Когда вы делаете рассылку, то почтовый провайдер анализирует открываемость и кликабельность ваших писем. Представьте, что вы отправили 1000 писем и получили 400 открытий. Такой процент открываемости — признак здоровой базы. И представьте, что на те же 1000 писем вы получили 30 открытий. Это признак того, что подписчикам не интересно ваше предложение.

Как только вы очистите базу, то сразу увеличите открываемость, а это повышает ваши шансы попасть во “Входящие”.

 

Настройте email аутентификацию

Когда вы делаете email рассылку, провайдеры почтовых ящиков (Gmail, Mail.ru, Yandex и т.д.) проверяют пришло ли письмо именно от вашего домена или это поддельное письмо, отправленное спаммером или фишером.

Есть 3 метода проверки личности отправителя. Это SPF, DKIM и DMARK. Рекомендую настроить эти методы аутентификации электронной почты по нескольким причинам:

• Во-первых, вы удалите заголовок «via…» из Gmail.

Это усилит ваш фирменный стиль. После настройки аутентификации DKIM этот заголовок исчезнет.

• Во-вторых, создадите репутацию вашего домена.

Отправка почты без аутентификации — это все равно, что сдать домашнее задание без подписи. Возможно, вы правильно решили все задачи, но какая разница, если вы не поставили свою подпись? То есть аутентификация DKIM работает как пропуск — предъявил почтовому серверу — попал во входящие. Это помогает укрепить вашу репутацию как отправителя.

• В-третьих, обеспечите более строгую безопасность своего доменного имени.

Стандарты аутентификации, такие как DMARK, помогают защитить ваше доменное имя от мошенничества со стороны спаммеров и фишеров, которые хотят навредить вашей репутации и обмануть ваших клиентов.

И так, что же такое SPF, DKIM и DMARK.

SPF (Sender Policy Framework) — это записи TXT в вашем домене которые разрешают определенным серверам отправлять почту с использованием вашего имени. Простыми словами — представьте почтальон принес вам письмо, вы звоните в почтовую службу и узнаете, что это за почтальон и может ли он приносить вам письма. Так вот список таких «почтальонов» это и есть SPF.

DKIM (DomainKeysIdentifiedMail) — это, по сути, подпись, которую любой отправитель может применять к своим письмам. Эта подпись показывает, что предполагаемый отправитель письма на самом деле является отправителем письма.

DMARK (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) — политика, которая сообщает поставщикам почтовых ящиков (например, Google или Yandex), что делать, если электронная почта не проходит проверку  SPF и DKIM. То есть это решение — принять письмо от почтальона или нет.

 

Как настроить SPF

Рассмотрим как настроить SPF запись в TimeDigital CRM.

1. Зайдите в Настройки — Продвинутые

 

2. Введите имя вашего домена и нажмите генерировать. Система выдаст вам Имя и Значение TXT записи.

 

3. Перейдите в настройки вашего домена (если не знаете, что это такое, отдайте эти данные вашему системному администратору). Добавьте новую запись и вставьте скопированные раннее данные. Жмите сохранить. Учтите, что обновление DNS серверов интернет провайдеров может занимать до 24 часов.

Как настроить DKIM

Рассмотрим как настроить DKIM запись в TimeDigital CRM.

1. Проделываем все то же, что и при настройке SPF. Переходим в Настройки — Продвинутые.

2. Указываем имя домена и жмем генерировать. Получаем Имя и Значение TXT записи.

3. Переходим в настройки вашего домена (опять же, если вы не знаете о чем речь — обратитесь к вашему системному админу). Добавляем новую запись и нажимаем сохранить. Помним, что обновление может занять до 24 часов.

Как настроить DMARC

Чтобы настроить запись DMARC, переходите в настройки домена и добавляете новую TXT запись.

Запись DMARC выглядит таким образом:

Параметры:

• v — версия DMARC. Обязательный параметр Значение всегда равно DMARC1.
• p — правило для домена. Обязательный параметр Может принимать одно из значений:
  • none — не делать ничего, кроме отправки отчётов.
  • quarantine — добавлять письма в спам.
  • reject — отклонять письма.
• sp — правило для субдоменов. Может принимать такие же значения, как и p.
• aspf и adkim — позволяют проверять соответствие записям SPF и DKIM. Могут принимать значения:
  • r (relaxed) — мягкая проверка.
  • s (strict) — строгое соответствие.
• pct — количество писем, подлежащих фильтрации, в процентах. Например, при pct=20 проверяться будет только 20% писем.
• rua — определяет почту, на которую нужно отправлять ежедневные отчёты. Можно указывать несколько почтовых ящиков через запятую, например, rua=mailto:[email protected],mailto:[email protected].
• ruf — определяет почту, на которую нужно отправлять отчёты о письмах, не прошедших проверку DMARC. Задаётся по аналогии с rua.
• fo — определяет условия генерации отчётов. Может принимать значения:
  • 0 — присылать отчет, если не пройдена аутентификация ни SPF, ни DKIM. Значение по умолчанию.
  • 1 — присылать отчет, если не пройдена одна из аутентификаций — SPF или DKIM.
  • d — присылать отчет, если не пройдена аутентификация DKIM.
  • s — присылать отчет, если не пройдена аутентификация SPF.

 

Чтобы не составлять запись вручную, можно использовать онлайн-генераторы DMARC.

Проверьте email на валидность

Если вы делаете email рассылки, то рано или поздно вам прийдется чистить вашу базу контактов от недействительных (несуществующих) адресов. Если вы будете отправлять письма на такие адреса, то ваш Bounce rate (рейтинг отказов) будет расти и, если превысит 2%, то ваши письма, скорее всего, будут попадать в спам.

Есть специальные сервисы — email валидаторы. Их задача убедиться в том, что вы не отправляете рассылку на недействительные адреса. Как же появляются такие емейлы? Очень просто, например, контакт сменил доменное имя или почтовый сервер, или в конце концов сменил работу. Такие емейлы забрасываются и перестают быть активными. Вот от них и нужно избавляться.

Независимо от того, какой инструмент вы выберете для проверки, емейл будет иметь один из трех статусов:

Действительный (валидный) — это проверенные емейлы, их можно добавить в рассылку.

Недействительный (невалидный) — этот емейл не существует, его нужно удалить из вашей базы контактов.

Catch-all (неверифицируемые) — это когда ни одна служба проверки емейлов не может подтвердить существование конкретного почтового ящика на домене catch-all. То есть получатель вроде как существует, но есть другие факторы, которые указывают, что этот емейл может вернуть ваше письмо. Тут вы сами решаете, оставить этот контакт или удалить.

Таким образом, если вы не хотите, чтобы ваши письма попадали в спам, помните, что работать следует только с емейлами, которые имеют статус «валидный».

 

Как понять, что ваши письма попадают в спам?

Вот вы уже делаете рассылку, но не понимаете доходят ли ваши письма до адресата или нет. Помочь в этом разобраться вам могут такие сервисы как Postmaster (для каждого почтового сервиса свой).

Постмастер — это сервис статистики вашей емейл рассылки. Этот бесплатный инструмент предоставляется почтовыми сервисами для отслеживания доставляемости рассылки, реакции получателей на письма, информации о жалобах на спам и т.д.

Postmaster Tools Google. Как подключить

1. Создайте (если у вас еще нет) аккаунт Google, так как Постмастер Google отображает статистику отправок письма на адреса @gmail.com.

2. Выполните вход в Postmaster Tools и в правом нижнем углу нажмите «Добавить»

 

3. Подтвердите, что вы владелец добавляемого домена. Для этого добавьте запись TXT в конфигурацию DNS для вашего сайта.

 

 

В Постмастер вы можете добавить любое количество доменов. Для этого нужно пройти такой же процесс регистрации. Также, вы можете предоставлять доступ к данным домена другим пользователям.

 

1. Доля попаданий в спам

В этом отчете отображается процент писем, которые пользователи отметили как спам.

 

2. Репутация IP и репутация домена

Чем выше репутация IP и домена, тем больше шансов, что письма с этого IP-адреса попадут во входящие, а не в спам.

Gmail делит репутацию IP адреса на:

Плохую. Письма, отправленные с этого домена или IP адреса, распознаны как спам.

Не очень хорошую. Есть подозрение в большом количестве спама. Письма могу попадать в спам.

Удовлетворительную. Большая часть ваших писем Gmail не воспринимает как спам, но периодически замечает его рассылку с ваших доменов или IP.

Хорошая. Домен или IP не рассылает спам и следует рекомендациям по отправке массовых рассылок в Gmail. Вероятность, что письма будут попадать в спам, низкая.

 

3. Инструмент Feedback Loop

Эта панель станет доступна после того, как вы настроите Инструмент Feedback Loop (FBL) для Gmail. Это механизм обратной связи, который помогает отслеживать жалобы на спам.

 

4. Аутентификация

Показывает процент ваших писем, которые прошли проверку SPF, DKIM и DMARK.

 

5. Шифрование

На этой панели можно посмотреть, какая доля входящего и исходящего трафика шифруется.

 

6. Сбои доставки

Этот график показывает, какой процент всех ваших писем был отклонен или не доставлен из-за временных сбоев по сравнению со всем аутентифицированным трафиком.

Postmaster Mair.ru. Как подключить

1. Перейдите на сайт postmaster.mail и авторизируйтесь, используя логин и пароль от почты mail.ru. Затем добавьте свой домен.

 

2. Подтвердите право владения доменом. Проще всего это сделать через DNS-проверку. Просто разместите значение DNS-записи в DNS-записях домена, используя интерфейс хостинг-провайдера или регистратора доменного имени. После добавления записей вернитесь на страницу Postmaster Mail.ru и нажмите кнопку «Подтвердить».

 

3. Если домен успешно добавлен, то в интерфейсе Постмастера появится название вашего домена.

Какую информацию можно увидеть в отчетах Postmaster Mail.ru?

1. Статистика

В этом отчете вы найдете:

Письма — количество писем, отправленных на Mail.ru за выбранный период.

Жалобы — количество писем, на которые кликнула как «Спам».

Репутация — средний процент жалоб за последние 30 дней (чем меньше процент, тем лучше).

Тенденция — % жалоб за последние 7 дней / 30 дней.

Прочитанные — количество открытых писем за выбранный период.

Удаленные прочитанные — Количество удаленных открытых писем за выбранный период.

Удаленные непрочитанные — Количество удаленных не открытых писем за выбранный период.

Доставлено — в этой шкале показана цветами общая картина по почтовой кампании (зеленым – сообщения пришли во входящие; желтым – емейлы попали в спам; красным – отклонены почтовым сервисом).

2. Графики

В графиках хорошо показана динамика показателей: нажимая на чекбоксы, можно увидеть пересечение показателей по нужным параметрам или тенденцию по одному из них.

3. Проблемы

В этой вкладе мы видим количество писем, отправленных на несуществующие адреса и количество писем, на которые нажали на кнопку «Спам». Также на этой вкладке отображаются ошибки, которые могут влиять на то, что статистика не собирается — отсутствие DMARC, DKIM или SPF.

 

Почтовый офис Яндекс

К сожалению данный сервис был закрыт. Надеемся Яндекс в ближайшее время выкатит какую-то альтернативу этому инструменту.

Что делать, если электронные письма  из вашего домена уже падают в спам?

Если ваши письма уже стали попадать в спам, то есть несколько способов выбраться оттуда.

• Попробуйте вручную достать письма из спама. Отправьте свое письмо знакомым и попросите открыть ваше письмо, если оно попало в спам — кликнуть как «Не спам», пометить его как важное и переместить папку «Входящие». Также, можно просить ваших подписчиков достать ваше письмо из папки спам, ответить на письмо или внести ваш email в адресную книгу.
• Обратитесь в техподдержку.  Если вы считаете, что все делали правильно, а письмо все равно попадает в спам, напишите в техподдержку почтового сервера и попросите указать причину, почему ваше письмо попало в спам. Подробно опишите проблему и укажите все необходимые данные: ваш домен, сервис рассылок, с которого отправляете письма, заголовки письма.
• Автоматизируйте процесс. Используйте специальные сервисы, такие как Warmbox, Mailwarm, Mailreach, Warm up Inbox и т.д.

 

Каким образом работают такие сервисы. Они автоматически:

— открывают все ваши электронные письма;

— помечают его как «Не сам», если письмо попало в спам;

— помечают их как важные, если письма находятся в папке «Промо»;

— генерируют и отправляют ответ на ваши письма.

Факторы, которые влияют на рейтинг спама

Еще несколько лет назад письма определялись как спам только потому, что пользователи помещали их в черный список. Это не было проблемой, потому что по статистике только 1 из 10 получателей был готов нажать «Это спам», если они увидели нежелательное письмо. Остальные 9 получателей предпочли просто проигнорировать, удалять или отписываться от таких писем. Но почтовые сервисы вместе с искусственным интеллектом становятся умнее с каждым днем….

Сейчас решающую роль играют и другие поведенческие факторы. Ваш рейтинг спама может быть увеличен или уменьшен, если получатели:

• •  открывают и отвечают на ваши письма. ↑
  • помечают ваши письма из папки спам как не спам. ↑
  • помечают ваши письма как важные или помечают его звездочками. ↑
  • переносят ваше письмо в папку «Входящие» из других папок (спам, промоакции и т.д.). ↑
  • удаляют ваши письма, даже не открывая их. ↓
  • самостоятельно добавлять ваше письмо в спам. ↓
  • постоянно держать их в спаме. ↓