Сервисы для совместной работы помогают вашей команде общаться и передавать информацию в цифровом пространстве. Это упрощает обмен информацией среди сотрудников, подрядчиков, клиентов и увеличивает продуктивность вашего предприятия.
Что такое сервисы для совместной работы?
Если в вашей компании больше двух человек, вы столкнетесь с потребностью передавать информацию вашим сотрудникам, клиентам, подрядчикам и партнерам. Вы можете делать это традиционным способом — через емеил. Но иногда информация может быть в виде схем, файлов, записей с экрана и т д. У вас должна быть возможность быстро написать коллеге в чат и дать доступ к этим файлам.
Сервисы для совместной работы помогают вам это сделать. В большинстве случаев это хранилище документов, совместное использование файлов, чаты, управление доступами. С этими функциями ваши коллеги могут быстро обмениваться информацией.
Топ-5 сервисов для совместной работы
1. Asana
Asana — это сервис для совместной работы над проектами, задачами, обмена документацией и проверки списка дел. Сервис так же имеет приложения под мобильные платформы, для получения максимальных возможностей работы с ним.
Сервис предназначен для замены общения по электронной почте, с помощью функций управления задачами и напоминаниями. Это отличный способ для эффективной работы, так как сервис включает в себя доску в стиле канбан, контрольный список и диаграмму Ганта. Asana можно использовать для контроля повседневных задач, а также для отслеживания общих целей и прогресса проекта в целом.
2. Wrike
Wrike — это универсальная онлайн-платформа для управления проектами и совместной работы, которая позволяет командам выполнять работу быстро и эффективно. В нем есть инструменты, которые позволяют пользователям упростить планирование проектов, централизовать обмен данными и оптимизировать рабочий процесс, даже когда они находятся удаленно друг от друга. Можно легко просматривать статус проектов всех ваших команд с помощью отчетов в режиме реального времени. Он обладает гибкостью, который позволяет небольшим компаниям масштабироваться или быстро внедрять готовые решения для конкретных требований, таких как гибкое управление проектами, маркетинг или автоматизация профессиональных услуг.
3. Trello
Trello — это сервис для совместного сотрудничества, который организовывает ваши проекты в доски. Вот представьте себе белую доску, заполненную списками липких заметок, с каждой запиской как заданием для вас и вашей команды. Теперь представьте, что в каждой из этих наклеек есть фотографии, вложения из других источников данных, документы, а также место для комментариев с коллегами.
Dropbox Business — это эффективное решение, обеспечивающее совместную работу, безопасный доступ и синхронизацию данных на различных устройствах в рамках одной рабочей группы. Dropbox поддерживает платформы Windows, Android, iOS, Mac и Linux, и подходит для использования на любых компьютерах и мобильных устройствах, позволяя работать с различным приложениями и форматами файлов.
5. Битрикс24
Битрикс24 — это приложение, помогающее организовать коллективную работу в компании. Говоря проще, это сайт на котором собраны все необходимые данные о сотрудниках и клиентах компании. С помощью него вы можете выставлять и выполнять задачи, планировать рабочее время и общаться с коллегами так же легко, как вы это делаете в социальной сети.
Проблемы, которые решают сервисы для совместной работы
Общение сотрудников — самая распространенная проблема в компаниях — это быстрота обмена информацией. Раньше были бумажные письма, документы и посылки. В 90-х началась эра емеил. До сих пор емеил это один из самых важных способов коммуникации для человека. Но емеил это слишком официально и слишком долго. Что если вам нужно быстро написать коллеге из соседнего отдела: “Марина, скинь картинки для поста в инстаграме”. Это можно сделать намного быстрее через чат.
Управление доступами — ваша цифровая среда это хранилище информации. В вашей компании должно быть разграничение прав доступа к информации в связи с должностью сотрудника. Например, менеджер по продажам должен иметь доступ к лидам, но не должен иметь доступ ко всей CRM системе. Особенно это важно, если у вас есть удаленные сотрудники. В критический моменты у вас должна быть возможность заблокировать доступ к хранилищу с информацией определенному сотруднику.
Отправка файлов — при общении сотрудники не только пишут друг другу сообщения, но и передают файлы. Сервисы для совместной работы позволяют передавать файлы, прикреплять их к сообщениям.
Общая работа над одним файлов — облачные приложения позволяют шерить друг другу файлы и редактировать их. Самый простой пример — это Гугл Докс. Но существует еще много других типов сервисов, которые решают разные задачи. Например, вайтборд софты.
Вебинар по автоматизации маркетинга и автоворонкам
Преимущества сервисов совместной работы
Продуктивность — используя сервисы для совместной работы, вы увеличиваете продуктивность всех сотрудников в вашей компании. Раньше они отправляли информацию по емейлу, теперь в чатах.
Менеджмент удаленных сотрудников — управлять удаленными сотрудниками намного сложнее, чем офисными. Если задача срочная, то в офисе вы можете прийти в нужный вам отдел и быстро решить задачу. В удаленной работе все сложнее и переписка по емейлу может длиться часами или днями. В корпоративном портале или чате сотрудники могут делать это на много быстрее.
Цена сервисов для совместной работы
В большинстве случаев ценообразование в таком типе софтов идет по модели “per user per month”
Ценовой диапазон идет от 0 — 15$ за пользователя.
Типы сервисов для совместной работы
Софты для совместной работы очень отличаются друг от друга и покрывают разные функции. Один софт помогает автоматизировать коммуникацию, другой софт помогает автоматизировать управление проектами и т д. У них одна цель — это помочь сотрудникам компании наладить эффективную совместную работу, но направления у сервисов могут быть разные.
Важно понимать, что один софт может включать в себя несколько решений. Кто-то предоставляет услуги чатов, проджект менеджмента и корпоративного портала в одном решении, а кто-то разрабатывает очень глубокое, доменное решение. Для этого вы можете выбрать необходимый технологический стек и интегрировать разные сервисы между собой при помощи разных Ipaas систем.
Основные типы бизнес процессов, которые бывают в сервисах совместной работы:
Чаты и мессенджеры — этот тип софтов помогает сотрудникам отправлять информацию в чатах и мессенджерах. Это как ВотсАп, только для бизнеса. Как правило у бизнес мессенджеров больше функций, чем у обычных мессенджерах. Вы можете давать разные доступы, устанавливать чатботы, автоматизировать отчетность и т д. Например, вы создаете бот, который каждый день будет писать всем сотрудникам и просит их написать отчет о проделанной работе за день. Только одна эта функция увеличит вашего предприятия.
Вебинар «Автоворонка в сфере услуг с большим чеком»
Проджект менеджмент — такого рода инструменты помогают вашей команде эффективно управлять проектами. У каждого проекта есть стадии и задачи. Под каждой задачей сотрудники компаний могут оставлять комментарии и обсуждать задачу.
White board — такого рода инструменты помогают команде визуализировать свои задачи. Раньше люди рисовали схемы на бумаге, вносили правки и спорили друг с другом в переговорах. Теперь люди могут рисовать на онлайн White board и обсуждать задачи.
Совместное использование экрана — одна из самых важных функций в совместной работе. На видео конференции ваши сотрудники обсуждают проект и показывают экран.
Софты для внутренней сети сотрудников — в каждой компании должна быть корпоративная соцсеть. Сотрудники видят остальных коллег, работающих в вашей компании. Они могу общаться между собой внутри корпоративной сети, передавать файлы и управлять проектами. Также, в подобном софте хранятся разные документы, должностные инструкции и все необходимое для эффективной работы коллектива.
